Искусство успешной презентации | Страница 1 | Онлайн-библиотека


Выбрать главу

Елена Ивановна Мазилкина

Искусство успешной презентации

ВВЕДЕНИЕ

Умение общаться с людьми – это товар,

который можно купить точно так же,

как мы покупаем сахар и кофе…

И я заплачу за такое умение больше,

чем за что-либо другое на свете.

Д.Д. Рокфеллер

Каждому человеку, занятому в сфере бизнеса, приходится сталкиваться с тем, что называют деловым общением. От того насколько грамотно человек овладевает наукой и искусством общения, зависит успех его профессиональной деятельности. Как правило, умение правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера или провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос или наладить взаимовыгодное сотрудничество оказывается решающим фактором победы в конкурентной борьбе. В связи с этим современный менеджер должен понимать общие закономерности делового общения, уметь анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера и приходить к взаимному согласию при решении производственных задач.

В последнее время к этому перечню навыков добавился еще один – умение проводить презентацию. Необходимость проведения презентации объясняется тем, что:

– презентации сегодня стали частью повседневной деловой жизни;

– не всякая презентация достигает поставленной цели;

– от уровня презентации товаров зависит результат сделки – положительный или отрицательный;

– во многих странах презентация рассматривается как один из важных показателей профессиональной компетенции специалиста.

Для того чтобы овладеть навыками проведения презентации необходимо два условия: наличие желания и реальная востребованность этих навыков в профессиональной деятельности. При этом желательно, чтобы и наличие желания и реальная востребованность этих навыков стали частью вашего способа зарабатывать деньги или осуществить карьерный рост.

Возможно, кому-то из вас в ближайшее время предстоит провести презентацию и вы, уже сейчас задумались над вопросами:

– Чего я хочу от этой презентации?

– Как меня примет аудитория?

– Добьюсь ли я в итоге успеха?

Ответы, на которые вы найдете в этой книге.

Возможно, вы уже имеете опыт проведения неудачной презентации и вы уже старались понять на каком этапе допустили ошибку, что помешало добиться успеха, связано ли это с нехваткой практического материала или плохой аргументацией. Не стоит отчаиваться. Учиться на собственных презентациях самый эффективный способ обучения. Каждая презентация может стать для вас собственным мастер классом при условии, что вы к ней хорошо готовитесь. А если после презентации вы проанализируете положительные и отрицательные стороны своей презентации и подумаете, что вы могли бы сделать лучше, то отдача удвоиться.

Мастерство в любом деле приходит с практикой, и успешное проведение презентации не является исключением. В истории ораторского искусства известен пример Демосфена, который упорным трудом сумел преодолеть дефект речи. Он выходил на берег моря, наполнял рот галькой и старался перекричать шум волн, своим примером доказав, что умение красиво говорить – это искусство, которому можно научиться.

В книге рассматриваются основные элементы успешного выступления во время презентации такие как: планирование, подготовка, репетиция и проведение презентации.

Подготовку презентации условно можно разделить на две части содержательную и организационную. К первой относится формулирование цели презентации, составление плана выступления, определение длительности выступления, работа над стилем выступления, подготовка текста выступления и демонстрационных материалов, подготовка ответов на часто задаваемые вопросы. Организационная часть включает: определение состава присутствующих, подготовку демонстрационных слайдов, выбор и подготовку помещения и технических средств, подготовку поощрений для слушателей (угощение, напитки, подарки).

ГЛАВА 1. ТИПЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

1.1. Информативная презентация

В конце концов, все дело

сводится к одной простой вещи —

общению с людьми!

У.Л. Талбот

Слово «презентация» означает «представление». В современной трактовке п резентация может рассматриваться как мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями и обмениваются мнениями с другими людьми. В отличие от общего представления о презентации под презентацией товаров или услуг может пониматься рассказ о них, сопровождаемый демонстраций товара или услуги. К сожалению не только товары и услуги, но и хорошие идеи редко сами себе прокладывают дорогу, поэтому в современных условиях важно уметь эффектно представить свои идеи, донести и показать другим их преимущества.

С помощью презентации:

– продаются товары и услуги;

– привлекаются новые клиенты;

– позиционируется новая продукция на рынке;

– представляются новые идеи и проекты.

В любом случае отличительной особенностью презентации является ее интерактивность, поскольку сообщение делается в режиме непосредственного диалога с участниками.

Информативная презентация может происходить в ходе совещаний или заседаний рабочей группы или комитета, в ходе собраний совета директоров, на семинарах и конференциях.

В зависимости от преследуемых целей, совещание может принимать следующие формы:

– инструктивное – дать информацию;

– исследовательское – собрать информацию;

– совещательное – обеспечить информацией;

– консультативное – обменяться взглядами или мнениями;

– коллегиальное – принять решение.

Главными особенностями официального совещания являются установленные правила и процедуры, протокольные записи предыдущих заседаний и список тех, кто имеет право присутствовать на нем. Многие организации работают с использованием системы комитетов, члены которых действуют как представители различных подразделений или заинтересованных групп. За основу проведения совещаний и заседаний принимается повестка дня.

Повестка дня – это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.

При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:

– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;

– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;

– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;

– присутствие заинтересованного лица – если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;

– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.

У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.

Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.

Во время заседания секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

1